REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE

Henkilötietolaki (523/99) 10 § ja 24 § Laatimispäivä: 26/ 04/ 2018

1. Rekisterinpitäjä Yrityksen nimi: Mc Clean Kiinteistöhoito Oy Osoite: Fabianinkatu 23 Postinumero ja –toimipaikka: 00130 HELSINKI Y- tunnus:. 0917478-7 Puhelinnumero: 0400436150 sähköpostiosoite: huolto@mcclean.fi

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö Yhteyshenkilö: Kauko Mäcklin Puhelin: 0400436150 Sähköposti: kauko@mcclean.fi

3. Rekisterin nimi Tarmo toiminnanohjausjärjestelmä

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus, rekisterin käyttötarkoitus Tarmo- ohjelmistoon tallennetaan rekisterinpitäjän asiakkaiden yhteystietoja, jotka ovat olennaisia rekisterinpitäjän työtehtävien sujuvaa ja turvallista toteuttamista varten.

5. Rekisterin tietosisältö Rekisterissä käsitellään asiakassuhteen vaatimien työtehtävien hoidon kannalta tarpeellisia tietoja. Tällaisia tietoja voivat olla muun muassa henkilön nimi- ja yhteystiedot, syntymäaika, huoneistoon muutto- ja poismuuttopäivät, yhteydenottotavat sekä muut mahdolliset työtehtävien hoidon kannalta tarvittavat tiedot. Rekisterissä voi olla myös tietoja asiakkaan terveydentilasta, jotka ovat olennaisia työtehtäviä toteuttamisen kannalta. Tarmo- ohjelmistolle on Valviran B- luokan tietojärjestelmä. Tarmo- ohjelmistoa käytetään myös asiakkaan laskutustietojen tallentamiseen. Rekisterissä säilytetään myös Tarmo- ohjelmiston käyttäjien käyttöoikeustiedot (käyttäjätunnukset ja salasanat).

6. Rekisterin tietolähteet Rekisteriin talletettavat tiedot saadaan pääsääntöisesti asukasilmoitusten ja työtilausten yhteydessä. Nämä voivat tulla Tarmoon sähköisesti erikseen suojattujen lomakkeiden, sähköpostin, puhelinkontaktin, henkilökohtaisen tapaamisen tai muun tilausdokumentin kautta. Rekisteriin lisättävät tiedot antaa joko asiakas tai ennalta sovittu kumppani, jolle asiakas on luovuttanut tiedot.

7. Tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle Rekisterinpitäjä voi luovuttaa tietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa rajoissa sen yhteistyökumppaneille ja mahdollisille alihankkijoille turvatakseen Tarmo -ohjelmiston häiriöttömän käytön.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet Rekisterinpitäjän käyttäjärekisterin tiedot on tallennettu Tarmo- ohjelmistoon, joka on suojattu käyttöjärjestelmän suojausohjelmiston avulla. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot kerätään tietokantaan, joka on palomuurein sekä muilla tarkoituksenmukaisilla teknisillä keinoilla suojattu. Rekisterin palvelinlaitteet säilytetään korkean tietoturvan palvelinsaleissa, johon on pääsy vain ennalta määritellyillä henkilöillä ja ne täyttävät GDPR:n (EU:n Tietosuoja-asetus EU 2016/679) vaatimukset tietojen käsittelylle. Rekisteriä käytetään rekisterinpitäjän myöntämillä henkilökohtaisilla käyttöoikeuksilla. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joiden hoitamista varten käyttöoikeus on hänelle myönnetty. Järjestelmän ylläpitoon ja huoltoon osallistuvilta ulkopuolisilta palveluntuottajilta rekisterinpitäjä edellyttää asianmukaista ja riittävää tietosuojausta sekä sitoumusta olla käyttämättä ja hyödyntämättä mahdollisesti haltuunsa saamia rekisteritietoja.

9. Rekisteröidyn kielto-oikeus Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä itseään koskevia tietoja. Kielto tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisteriasioista vastaavalle henkilöille.

10. Rekisteröidyn tarkastus-oikeus Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.

11. Rekisteröidyn tietojen poistaminen Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää poistamaan esimerkiksi häntä koskevat vanhentuneet henkilötiedot. Rekisteröidyllä on esimerkiksi oikeus peruuttaa suostumuksensa, johon käsittely on perustunut. Jos rekisteröity peruuttaa suostumuksen, hän voi esittää rekisterinpitäjälle pyynnön poistaa rekisteröityä koskevat tiedot järjestelmistään, minkä jälkeen rekisterinpitäjän on poistettava henkilötiedot, ellei käsittelylle ole muuta laillista perustetta. Poistopyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. Poisto toteutetaan siten, että rekisteröidyn tiedot merkitään siten, ettei niitä enää käsitellä tuotantojärjestelmissä.

12. Tiedon korjaaminen Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon joko oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn pyynnöstä. Rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisterinpitäjän rekisteriasioista vastaavaan henkilöön tiedon korjaamiseksi.